摘要：协同合作系统的出现顺应了现代社会全球化、合作化发展的趋势，能够为分散在全球各地区的人员建立一个良好的虚拟工作空间，完全消除了空间距离，有效提高企业工作效率。

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　　现在企业在日常工作中越来越倚赖协同合作，而大多数的协同合作都与内容信息有着密切的关系。企业门户网站成为包括客户、合作伙伴以及内部员工在内的使用者用于获取相关信息的重要途径，其简便的操作也提高了他的使用率。强大的需求使得企业门户网站市场快速成长，IDC预测该市场至2006年可达到31亿美元的规模。但是，同传统的文件管理系统一样，企业门户网站无法持续提供令人满意的协作效益，到底是哪里出了问题呢?

　　美国Interwoven公司作为一家专业提供内容管理解决方案的提供商，已经为全球超过3000家企业成功实施了相关解决方案，协助企业有效解决内容信息的制作、发布、保存和智能化等问题。在与客户的实际交流中，Interwoven公司发现问题并不在于协同合作本身，而是企业的运用方式。很多企业出于不同的考虑最终选择了那些缺乏效率及弹性的系统，因此导致根本无法满足使用者与企业真正的商业需求，从而影响了企业门户网站的效益。

　　此外，传统的文件管理系统与企业门户网站彼此之间有很多功能不兼容，不能满足当今社会跨地区、跨功能工作团队之间共同协作的实际需求，这也成为企业门户无法实现很好的的协同合作的重要原因之一。

　　虚拟团队协作空间成为企业最新焦点

　　虽然文件管理系统可协助企业控制内容，企业门户网站能够协助人员存取内容，但这些系统的设计未能妥善反映当今企业对工作环境的要求:虚拟团队。根据哈佛商业评论杂志(Harvard Business Review)针对全球五百大企业所做的「项目管理最佳实例」研究(2004年5月)表明，只有不到4%的团队是实际在一起工作，不到17%的团队曾举行由成员亲自到场参与的会议。此外，有66%以上团队成员的所在位置跨越了至少三个以上的时区，有57%的团队是跨部门的，有48%的团队包括了企业以外的成员，如:承包商、代理商、律师、外包商及其它合作厂商。

　　这项研究结果的含意很清楚:如果认为协同合作的概念就是大家在会议室圆桌前一同工作，那么就过于无知与落伍了。在全球经济一体化发展的趋势下，实体的项目空间已成为过去，企业对于跨部门、跨地区的统一协同合作环境的需求相当急迫。现在必须由软件来完成这项任务，即提供虚拟的项目空间，做为团队工作的主要平台。在这个空间里，团队成员可以分享知识以创造最大的营运效能;在适当的时机以正确的方式发挥各自专长，从而提高经营效率;并且将内容的建立、管理、修改及协同整合等工作集中在单一的、完善的流程之中，让团队成员彷佛在同一张会议桌上共同工作，而不会被距离、防火墙及时区等时间及空间因素阻隔。

　　提供上述虚拟项目空间的系统功能是依据目前所要进行的工作来决定的。一般而言，企业中大多协同工作团队都尝试着做两类工作:第一类工作是制作一套与项目相关的文件，如:编写一份提供给客户的契约。在这种情况下，团队必须先收集与客户的目标、需求、财务相关的信息及其它内容，然后召集来自不同功能部门的团队成员(如:销售人员、商务人员、财务人员、法务人员等)，共同拟定这份契约的条文。在条文完成后，根据流程将其送至内部及外部单位进行审核。

　　一旦初稿完成之后，协同工作团队的第二类工作就开始上场，即项目的执行。如:协同工作团队必须监督契约文件的条件是否能够履行等。

　　可以看出，协同合作遍布在项目进行的任何阶段，因此一个好的协同合作系统能够为企业带来无穷的效益。Interwoven公司的WorkSite MP协同合作系统目前已被全球数千家企业采用，特别针对复杂的工作流程和环境，如:新产品的推出、计划书及合约拟订、公司法律事务，以及一般项目管理等。实践表明，Interwoven WorkSite MP能改善组织决策过程、并加速执行效率，平均可提高效率达 40%。

　　美国Interwoven公司大中华区总经理陈恺新先生表示:协同合作系统的出现顺应了现代社会全球化、合作化发展的趋势，能够为分散在全