项目背景

随着金融行业信息化程度的不断加深，其对文档管理自动化、工作流程自动化，网络化协作办公、远程办公、移动办公的需求越来越强烈。在这种现实情况下，大鹏网络有限责任公司依托大鹏控股有限责任公司强大的技术背景和雄厚的资金支持，利用本身多年来面向金融业的信息化解决方案和实施经验，紧跟Domino/Notes的最新技术，将数据库技术、Java技术、信息安全技术、Web技术、面向对象软件开发技术集合起来，针对金融行业业务需求特点，致力于金融业应用管理软件的开发和提升，开发了办公自动化系统。

系统定位

完整的办公自动化系统应该将企业内部与外部信息统一考虑，通过跨平台的信息集成和发布技术，为企业构造坚固和宽广的信息基石。总言之，他应该是企业信息化的一个上层平台,企业经营决策的一个信息中心，企业对外联系的一个窗口，对内信息沟通的一个桥梁，是集多种业务管理系统、通用办公系统、Internet应用等多方面的合理整合。

系统设计理念

该系统在设计和开发中力求简单实用。遵循模块化、组织化、标准化、灵活部署等原则进行系统开发，充分考虑了系统的实用、稳定、速度、安全以及可扩展性，创造了完美的个性化特征。

操作简便：友好的操作界面使用户能根据操作界面的指示完成操作。同时系统还提供联机帮助。 
性能稳定：系统运行的底层软硬件平台稳定可靠。能提供完整有效的系统备份方案，使系统在遇到故障灾害后能以最小的代价在最短的时间内得到恢复。 
保障安全：系统中具备完善的权限管理功能。对信息发送、接收和查询能提供安全性控制。对特殊的批示等需要提供电子签名以保证系统信息的完整性和一致性。 
扩充灵活：系统可以通过调整配置来适应业务流程的变动并在当前模块基础上增加新的功能。 
维护方便：系统提供管理工具使系统管理人员无需通过数据库底层操作即能对各种影响系统性能的情况或异常情况进行处理，保障系统的日常运行。 
性能优良：系统具备良好的性能，对普通处理的响应时间小于5秒，对所有处理的响应时间小于15秒。 
远程访问：系统提供完善的远程用户上网办公方案。且使用方便，信息安全，通讯费用经济。 
无缝连接：基于domino6支持J2EE,办公系统可以通过多种方式如java、JSP、Servlet、JDBC、ODBC、LEI等在Domino和其他应用系统间相互调用数据、方法等。 
持续的系统扩展与集成：采用跨平台、模块化设计，方便系统的不断升级，另外提供多种接口，方便 OA 系统与企业的其他系统集成。

系统建设目标

OA系统不仅能适应企业的各类机构调整，促进企业资源的合理配置，优化企业机构运作流程，还应具有可用性，可靠性和可维护性，成为一个真正有效的全面支持企业运作计算机化的系统。通过此系统的推广应用，应达到以下的目标：

减轻办公人员的劳动强度，提高办公效率。 
促进工作流程的规范化和制度化。 
管理并合理利用公司各类信息资源，以促进企业业务的提升。 
实现全面的决策支持。 
面向未来的知识管理。 
与企业中其他应用系统进行更好的集成。 
系统架构

针对用户，用户可以自由地以多种方式灵活地访问系统，包括客户端、浏览器、PDA、仿真终端，并可应用 SMS 与 IT 系统交互。 办公平台作为所有用户每天面对的一个办公门户，可以在此平台上完成绝大多数的日常办公事务，而办公平台所需要的一些数据， 则通过数据库访问技术 ODBC、JDBC、DECS、LEI、Java、JSP、Servlet 等访问后台业务存储系统。从下图可以清晰见到， 办公平台在公司整个IT系统中的地位和作用。在整个IT系统中的地位，它是作为一个与用户交互协作的平台，从用户的使用工作环境来看， 它是用户每天面对的一个办公桌面。

系统特点

简明易用的操作 
功能齐全的金融业务设计 
良好的可扩展性 
强大的信息集成度 
完善的安全机制 
结构化的组织管理 
功能模块

基本模块：电子邮件、待办事宜、公告、电子论坛、个人秘书、公文流转、本地邮箱、公司简介、规章制度、外部来文、会议管理、通讯录等。 
个人信息：人事档案查询、劳动合同、薪资福利查询、社会保险查询、意外保险查询、工会福利查询、党费缴费查询、档案费查询、手机报销查询、员工宿舍查询等各种信息查询。 
行政管理：酒店、机票预定信息、行政申请、行政费用统计等。 
财务管理：财务申请、汇率查询、资金调拨申请等。 
投行项目管理；将项目按照阶段进行划分，将每个阶段需要填写的文档和报告进行分类处理，并将其他相关功能如出差申请等都根据项目所处阶段进行划分。 
IT项目管理：将IT项目按照各自的方法进行不同的阶段、分类划分。对项目整个过程进行管理。 
经纪人管理：一方面对每个FC所管理的客户进行管理，记录每个客户的姓名、性别、联系方式、资金帐号等各种信息，另一方面对FC进行管理，如FC的费用记录、工作记录等。同时结合数据分析、数据仓库系统，根据资金帐号查找到该客户的交易情况，由此计算出每个FC的业绩。统计分析出客户的交易特性。对于不同类型的FC、不同类型的客户，业绩的计算方式也根据制度而不同。 
人事管理：包括人事档案管理、劳动合同管理、人事申请、360考核、外事管理等。 
网上投票：利用每个人的ID号，根据一定的规则，在一定时间内进行网上投票。系统自动统计投票结果。 
网上考试：利用每个人的ID号，根据题库信息，随机抽取题目或者配置好题目，进行网上答题，根据限定时间，自动统计得分。 
培训管理：培训申请、培训档案、培训考试、网上调查、视频会议等。 
客户管理：记录公司关注和交往的个人或机构客户信息。 
固定资产管理：包括宿舍管理记录、司服制作记录、手提电脑购买记录、购车记录、宿舍记录等各种资产相关的信息管理。 
图书资料管理：对各种图书、资料等的管理、借阅、归属等信息进行管理的系统。 
系统运行环境

服务器软件：Windows 2000 Server操作系统、Lotus Domino R6，LEI6

客户端软件：Windows 98操作系统、Internet Explorer 6.0、Lotus Notes R6客户端

开发工具：Lotus Domino Designer R6、IBM WebSphere Advanced Developer 5.0（或其它 J2EE 开发工具）

大鹏证券及大鹏控股集团

大鹏证券参照此解决方案搭建了办公自动化系统。

下图是大鹏证券的办公系统网络拓朴结构图。在公司总部，安放一台办公系统服务器，

并可以建立群集系统。企业各地的区域总部或营业部，通过 DDN 专线或其它网络方式进行连接，每一区域总部或营业部， 根据实际的网络带宽，可考虑是否需要安装一台新的办公系统服务器。所有服务器通过企业总部服务器进行数据交换。在总部， 也提供邮件服务器、仿真服务器、代理服务器、WEB 服务器等。通过这些系统，用户就可以以多种方式自由访问企业的办公系统， 而办公系统又与企业业务系统紧密集成，这样整个 IT 系统则可为用户提供非常灵活的服务。以上的系统不但可以灵活扩展， 而且可以提供灵活的应用，对于系统管理员来说，也可以以高度集中的方式进行管理。

对于整个控股集团的所有应用系统来说，办公系统与所有相关应用系统进行无缝集成，使办公系统不仅仅作为企业内部办公、业务管理平台，更成为整个企业的协作门户。
大鹏控股集团使用办公自动化系统五年以来，各方反映良好，具体体现在：

对于各种各样的文件，不论是审批的还是未审批的，都可以分门别类、方便的进行管理，而且对人力要求降到最低； 
极大的提高了工作效率，对于领导来说，不管在任何地方、任何时间都可以连接到公司的办公系统中来，进行审批、查询等各种操作； 
极大的降低了管理成本。各种文件的审批流程、各种文件的上载过程都由已经由系统自动设定完成； 
所有文件都存储在服务器上，各地员工都可以在任意时间、地点进行方便的查询、使用。而且服务器本身也有备份，所以基本不存在文件丢失的现象； 
公司所有员工都有自己的电子邮箱，对于各种各样的数据、信息都可以方便的通过电子邮箱进行传递。所有员工之间的邮件瞬间到达。没有任何时间差； 
对于审批文档都分门别类的列在待办事宜中，所有人员只要进入待办事宜栏目，就可以方便的处理各种各样的审批文件； 
所有员工之间的信息交互迅速、快捷，且有各种方式。比如电子论坛允许匿名发表意见，不论是员工、领导都可以在论坛上畅所欲言，并且得到最快的帮助或答复。 
对于各种不同的业务，如经纪业务、投行业务、资产管理、IT管理等都形成了各自成熟的管理系统。 
办公系统应用的数据统计

每日审批文件的次数约 300 人次/每天； 
每天生成的新的需要审批的文件约 100 份； 
系统中现有文档数共计约 20 万条； 
文档数以 200 份／每天的速度递增； 
每天的邮件流量 20 封/每秒。