一、前言

    国家环境保护总局机关办公自动化系统是以群件平台Lotus Notes为基础，以“提高办公效率，保证办文质量，减少重复劳动，方便检索查询”为原则开发的。从17 年1月开始正式运行到现在，已经稳定运转了两年多。系统在很多方面减轻了办公人员的工作压力，降低了工作强度，而且在一定程度上提高了国家环境保护总局的办公自动化水平。系统不仅满足机关内部日常的公文处理和政务信息服务的需求，而且还要实现领导的移动办公和异地远程办公，突破工作空间的限制，使办公系统更加快速、安全、高效。

    二、系统构成

    根据总局机关的信息的来源和使用情况，主要可将信息分为四类，即：公文类信息、事务类信息、政务类信息和环保业务类信息等。针对这样的情况，系统的结构主要有以下几个特点：

    1、 设置多个服务器
   基于系统使用微机服务器的情况，为系统配置了多台服务器，每台服务器分别用于处理不同的信息。这样不仅可以提高网络的处理能力和系统的稳定性，而且还便于加强对系统的管理。具体分配情况如下：
    ● 公文处理服务器：Windows NT +Lotus Notes平台，用于处理机关的发文、收文和签报等公文及到目前为止两年内的各类公文文献。
    ● 政务信息服务器：Windows NT +Lotus Notes平台，安装政务信息管理系统和国家法规数据库等公共数据信息，为机关工作人员提供政务和法规方面的信息服务。
    ● 环保业务信息服务器：Windows NT 平台，安装环境监测周报和环境统计数据库，以及今后开发的环境保护业务类信息系统。

    2、 公文系统双机运行
   在总局机关里，对公文的处理是最关键和最重要的工作内容，所以公文处理服务器在机关日常办公中，必须保证其正常运转和不间断工作。因此，在系统中使用双机备份运行方式，即配置两个服务器，一个是主服务器，另一个是备份服务器，这样保证即使主服务器出现故障，另一台备份服务器也可以继续完成正常的公文处理，以便给技术人员时间对出现的问题进行处理。在实际运行中已经得到检验，证明这种方法是有效的。

    3、增加远程的访问服务器
    目前的系统仅限于总局机关的办公大楼里运行。现根据办公系统的发展规划，要逐步实现总局领导的移动办公和直属单位的异地远程办公。因此，就必须在总局局域网络上增加一台拨号服务器，该服务器负责异地计算机接入局域网。在使用初期，通讯量不太大的情况下，该服务器还可以作为国家环保总局的域主服务器，负责总局内部和外部接入的身份认证。接入局域网的计算机一经认证，即可访问大楼总局局域网上的公共资源。
    系统的具体结构如图1所示：

图1  国家环境保护总局办公自动化系统的结构图

    三、系统的主要功能

    系统由许多子系统组成，其中主要包括公文管理系统、文献管理系统，以及政务信息管理系统、会议管理系统、人员出差管理系统、档案管理系统、业务信息管理系统等，基本满足了工作需求。如图2所示。

图2  国家环境保护总局办公自动化系统功能图

    1、 用户功能
    一个普通用户进入系统，首先显示的是“工作日历”，标识当天应完成的各项工作，其中包括公文、通知等，部分用户还有要审批的出差申请单。用户还可以转换到“个人日历”，进行个人日程安排和个人通知的设置，从阅读范围可分为公开、私人和自定义几类，“公开”的全局人员都可以查阅，“私人”的就只有用户自己能查看，“自定义”是指用户可以根据自己的需要给出有权查阅的人员的名录。
    在用户系统的主界面上，还包括公文管理系统、人员出差管理、文献管理系统等。

    1)公文管理系统
    公文管理系统是办公自动化系统中最重要的部分，包括三个子系统：发文管理系统、收文管理系统、签报管理系统。
    发文管理系统负责总局机关对外发文的起草、批转、审核和正式发文的整个形成过程。在发文的批转过程中，每个接收人员对文件正文的修改都将保存在系统中，直到形成最后文件。办结的发文存入总局文献库。
    收文管理系统负责总局机关接收来自其它机关、部门的文件的收阅以及存档。对接收的纸制文件，需要有电子文件的，在系统中可以直接对纸制文件进行扫描，保存为电子件。对于办件，直接由接收部门确定选择一个分送人员；对于阅件，则可能存在一份文件要同时给多个部门传阅的情况。系统设定文件可以分送给多个用户，这些用户也可以同时打开此文件，但在某一时刻，只能由一个用户对文件进行批示、存盘。这样就保证了文件的一致性。而且只有当全部阅读人员都签署了意见后，此阅件才能办结。办结的收文存入收文文献库。
    签报管理系统负责总局机关内部签报的批转过程。由起草人填写签报的具体内容，并选择分送人员。系统允许拟稿人在签报分送之后，在接收者未阅读的条件下可以将签报撤回删除。并且拟稿人还可以确定在一定时间内必须完成，并随时可以给接收人发催办通知单。要办理的签报和相应的催办通知单都将显示在接收人的工作日历上。办结签报存入签报文献库。
    文系统中，无论是发文、收文，还是签报，都有相应的规定的文件格式。如果需要，随时都可以按其格式打印出来。
    2) 人员出差管理系统
    在总局的公文流转过程中，对人员的管理是一个关键部分。人员出差管理系统不仅完善了系统的管理机制，而且避免了由于人员的变更或出差而引起的文件流转的不畅。
    在公文管理系统中，无论是发文、收文，还是签报，在确定分送前，系统首先要检查出差管理库，查看该接收人员是否有出差单未注销。系统就是根据出差单来判定该人员在理论上是在岗。若有未注销的出差单，系统则认为该人员仍在外出，根据出差单上的是否有指定的代理人，给分送人员以提示。
    3) 文献管理系统
    文献系统相应于公文系统，也包括三个子系统：发文文献管理系统、收文文献管理系统、签报文献管理系统。对于已正式签发的文件、已阅或办结的收文、办结的签报都要及时地收入文献库中，便于查询。这些文件经过整理就可以存档了。
    4) 统计跟踪系统
    此系统负责对已经办结的发文、收文和签报按部门、时间、类别等进行统计，便于对文档的查询；还负责对正在运行的各类文件进行跟踪，便于对各类文件的了解。
    5) 政务信息系统
    此系统包含了环保总局内部的主要政务信息的采集、处理、加工和使用，它处理的信息分为六个部分：重要环境情况、内部参阅、环保工作动态、政务督办月报、环保信息、其它信息。一般用户可以查询、卸载、本地打印。总局机关内部使用此系统后，不再印发纸质的政务信息刊物。

    2、 系统管理员功能
    管理员负责全局系统的管理，是系统维护的关键环节。系统为系统管理员开辟了一个新的环境，即把各个子系统中的关键内容集成为独立的管理模块，其中包括对系统的服务器和各个子系统的名称以及数据库名称的设置，对发文、签报的标题、格式、有关内容的设置，对人员和部门的注册、分组以及对各组的存取权限的设置；还包括对公文的整理、删除与回收等。此外，系统管理员也可以向全局或部分人员发放通知，此类通知直接显示在接收人员的工作日历上。
    有了这样的管理环境，在系统相关的内容发生变化时，管理员不必深入程序内部就可以方便地进行修改，增强了系统的适应性。

    四、系统的特点

    国家环境保护总局办公自动化系统的主要特点：
    1 办公自动化系统的总体规划和分步实施相结合。这样使国家的投资见效快，这样易于管理层接受，同时也有利于政府机关的办公自动化系统的建设。我们于5年开始规划此系统，6年完成公文处理系统的开发，7年正式投入使用；7年进行了政务信息管理系统的开发，并于当年年底投入使用。今后我们还要进一步开发移动办公系统和会议管理系统。 
    2 开放的用户平台。由于国家环境保护总局的办公自动化系统采取了总体规划分步实施的开发策略，所以我们没有象以往的应用软件开发那样对用户采用封闭的软件平台，而是采用了开放式的软件平台。这样，虽然在用户使用上增加了一些培训工作，但却为以后陆续开发的办公自动化软件打下了一个良好的基础。如环保总局的办公自动化系统除以我们为主开发的公文管理信息系统和政务信息系统外，其他的部门和人员在我们的Notes平台上陆续开发了一些应用软件，如局长工作安排、信访管理软件、环境质量快报等等，也都取得了非常好的应用效果。
    3 分布式的信息处理。随着环保总局办公自动化系统的不断发展，我们逐步把单一服务器的网络结构过渡到多个服务器分布式信息处理的网络结构。这样在整个网络上各个服务器各司其职，不仅提高了整个网络的响应速度，同时提高了整个系统的稳定性，并且为系统的进一步发展打下了良好的基础。
    4 严格的人员与权限管理。严格的人员和权限管理是办公自动化系统应用的基础和成功使用的保障，结合环保总局的人员管理和公文的行文关系，我们对总局机关内所有的上网人员实行了严格的管理和控制。在办公自动化系统中我们将所有的上网人员分成四个级别：局、司、处、一般工作人员，并对每一位人确定了其上下级和伙伴及邻居关系，形成了一个人员管理的树。这棵人员管理树又是环保总局所有信息系统应用的基础。
    5 和善的用户界面。环保总局的办公自动化系统的用户使用平台是开放的，但是系统的使用界面是统一的。统一在个人的工作日志之上。在这个工作日志里，每一位工作人员可以安排自己的工作，亦可以处理发文、收文和签报等公文和查看各类政务信息，并实现机关内部的一些事物管理。而且它还是环保总局内部的一个消息平台，利用这个平台可以给所有或部分的工作人员发通知或消息。 

    五、结束语

    随着计算机的使用越来越广泛和网络技术的飞速发展，机关的办公将打破地理位置的局限，将通过局域网和INTERNET与外界紧密地联系起来，快捷地进行信息的交流，使自身的建设能紧跟社会前进的步伐。国家环保总局的办公自动化系统也处在不断的探索之中，今后系统将进一步完善，也能更加适应现代化办公的需求。