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发布时间:2006-12-10 19:27:55 点击:
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本期对话焦点：随着时代的变迁和技术的应用，“办公”已经彻底走出了办公室，传统意义上的办公自动化——OA(Office Automation)无论从形式到内容都在发生着根本性的变化。因此，越来越多的有识之士对OA的名称和定义提出了质疑，越来越多的政府机构和企业组织对OA的实际价值和实现目标既难以把握又寄予厚望…… 对话者： 主持人：王向东——《计算机世界》报记者 IT厂商：刘 洪——莲花软件(中国)有限公司总经理 用 户：陈建新——中国石油天然气集团公司信息中心副主任 对话主题：网络时代办公自动化的价值和作用是什么 主持人：办公自动化的历史可以追溯到20世纪40年代，当时美国人把一些企业开始用机器处理办公室业务的工作方式称之为办公自动化(OA)。即使在中国，办公自动化也已有20多年的发展历史，绝对是一个老生常谈的概念。但是，由于信息技术日新月异的发展，传统的办公自动化除了名称没有改变以外，无论从内涵到外延都已变得面目全非。人们不禁要问：网络时代的“办公自动化”究竟能给社会带来什么样的全新价值? OA应该叫什么? 主持人：办公自动化至今也没有一个统一、公认的确切定义，给人们留下最深的印象是，在办公室中用新技术去代替人处理办公事务，从而达到提高效率的目的。最近，有关专家建议将办公自动化(OA)更名为“办公信息系统”(Office Information Systems,OIS)，以便能够更准确、更全面地反映在信息社会和网络经济环境下办公自动化的时代特征。 陈建新：这的确是一个很有意思的话题，办公自动化该不该改名字，改成什么样的名字更合适，肯定是仁者见仁、智者见智的事。但有一点是可以肯定的，今天所讲的办公自动化，无论是外延还是内涵与十年前所说的办公自动化已发生了很大的变化，不可同日而语。 早期搞办公自动化，我们也曾出过洋相：有的同志买了台计算机往部长办公室里一放，就管那叫办公自动化了。当时人们的认识很肤浅，认为办公自动化就是用电脑代替手工操作，现在回过头来看看，总觉得很可笑。因为办公自动化发展太快了，在今天的网络时代，从石油系统机关工作来看，有很多业务，过去领导要做出决策，全凭拍脑袋、手工操作；当初搞OA想法很简单，就是用计算机打字代替文书，现在看来已远远不够了。 大家都知道，随着网络的出现，我们机关本身的业务从一个处到一个局，跨部门的业务关系已经畅通了。过去办公自动化可能指的是一个房间里，顶多到一座大楼；现在基于网络不仅在一座大楼内部，还可以通过一座大楼伸展到一个城市、一片地区。比如我们中国石油天然气集团公司就是通过专用网(VPN)、微波、光缆等多种手段传递、交流信息。现在很多文件都是基于网络传送，一个文件审批完就直接传输到文印室，很多原有的环节都大大简化了。 所以，我认为关键的一点是，网络使办公自动化的空间环境扩大了。更广义地说，“办公”已走出了办公室，因此，办公自动化也已走出了办公室。 刘洪：办公自动化的准确定义目前还众说不一，改成什么名字恐怕也很难在短期内达成共识，但有一点应该是明确的：办公自动化绝不是办公室自动化。因为“办公”概念的外延已非常广泛，从某种意义上说，在知识经济时代，所有的劳动者都是知识工人，都在办公。 关于办公自动化的概念问题，从去年7月IDG发布的一份调查报告的结果中也能看到一些方向。那是一份关于CRM(客户关系管理系统)实施回报率的统计报告，报告发现大多数用户实施CRM之前，都实施了CIS(客户信息系统)和Call Center(呼叫中心)。此外，多数用户还实施了一个叫客户协作关系系统，有了这个协作关系，实施CRM的成功率会很高。用IT界的话讲就是企业要建立一个电子协作的环境，电子协作(eCollaboration)将成为未来电子商务健康发展的基础。电子协作为企业提供了与电子商务高效率相适应的企业内外部工作模式，没有电子协作环境，电子商务只能停留在表面。 而传统办公自动化在网络经济时代最核心的内涵和发展方向就是电子协作，它必将超越传统OA办公室的范畴。 另外，我个人认为，目前的企业决策者对于企业信息化和办公自动化两者的关系存在着一个很大的误区。从去年的电子商务热潮来看，不管它的实际效果与预期目标是否完全一致，最起码电子商务这个概念令许许多多的企业决策者、行业用户(特别是领导)，真正意识到了IT的重要性，这才是电子商务对中国信息化发展的一个很重要的贡献。现在强调信息化建设，这对任何企业提高竞争力来说，都是一个首要的任务。但我认为很多企业的领导(一把手)对信息化存在很大的误区，他们没有搞清信息化在生产系统和管理系统中的位置，认识非常模糊；他们认为的信息化多半与生产系统有关，而办公自动化是一个非常典型的管理系统。在新的知识经济时代中，企业管理系统的作用应该比生产系统大得多。管理系统的落后给企业造成的竞争力上的差距，往往是更致命、更关键的。 OA到底是什么? 主持人：现在电子商务、电子政务都是新兴的热点，办公自动化却显得不温不火，它们之间是什么关系?我听说最近国务院办公厅专门为推进办公自动化的发展出台了36号文件，它将对办公自动化产生什么样的影响? 陈建新：国务院办公厅最近下发的36号文件，已将办公自动化提升到一定高度，提出通过推进办公自动化来提高政府的办公效率、应变能力和指挥能力，从而达到加强宏观管理和决策。这又进一步强调了办公自动化的重要性。朱基总理在视察海关时，看到海关信息化对打击走私发挥了积极的作用，所以下决心推广。因此，办公自动化系统是实现高水平电子政务的基础。 2000年最热的话题要数电子商务，但电子商务必须是有基础的。基础在哪儿?电子商务是企业信息化的延伸；没有基础，不问需求，就搞电子商务，十个有九个要失败。企业信息化的基础，从技术上讲，网络设施是必备的，但其中，我认为办公自动化就是一个很重要的基础。因为电子商务要把物流、资金流、信息流重新整合起来，而且要进入企业、机构的核心层，要渗透到各个业务环节。因此，我认为有了办公自动化这个基础，电子政务和电子商务才能水到渠成。 刘洪：我非常赞同陈主任所讲的办公自动化是电子商务的基础，同时我认为，办公自动化也是实现信息化的基础。我前一段去四川，听很多人在谈到西部大开发时讲，这个题目非常好，特别是有了互联网这些信息化手段。他们说，我们国家成功地开发了沿海地区，它们是对外开放的窗口，信息比较灵，包括人才等诸多优势；而西部不具备东部那些优势。但现在有了互联网，可以让西部一下子超越与东部的距离，也就是说那种由于交通和地域形成的竞争上的差距，可以用互联网来弥补。因为在互联网上是不管东部、西部，大家都是一样的。 可实际情况却不全是这样。统计数据表明，在互联网这个貌似公平的企业发展环境中已经形成了所谓的“数字鸿沟”--信息技术正在帮助某些企业在市场竞争中处于更加有利的地位。同样的道理，我觉得东部早期的发展的确得益于地域优势、得益于国家的特殊政策；但在这种格局下形成的核心竞争力，从信息化的角度看，办公自动化系统东部要比西部发达，甚至发达很多。也就是说，西部企业现在可以在生产系统投入很多IT系统，但是管理系统要有一个积淀过程，或者说是有一个与人的素质和应用水平相关的提高过程。这一点上，办公自动化不管西部还是东部都必须补课。 OA究竟图什么? 主持人：在中国，有一个包括办公自动化在内的应用问题，就是信息技术到底给企业用户带来了什么样的提高和回报。这绝不仅仅是办公自动化的问题，而是整个信息化的大问题。今天，我想请教二位专家，办公自动化究竟能给企业带来什么?另外，既然OA也属于管理系统，它与近期热炒的管理系统ERP是竞争关系还是共存关系? 陈建新：信息化是否成功，关键要看是替代还是改变。办公自动化是要达到优化办公系统的目的，不是简单地模仿，这是一个优化、整合的过程。说到改变我又受到了一点启发，比如电子签名，美国前总统克林顿签字通过，从法律上承认其有效。这是质的改变，多年的手工签字将被改写了。 的确，办公自动化的投资回报很难说。比如说财务系统容易评估，过去要一个星期，甚至一个月，现在用计算机一两天就完成了。但是办公自动化对企业应变能力是非常重要的，这应该也属于它给企业带来的一种回报。比如国外的石油企业已能做到这样的程度，通过信息化系统，当天就可以知道世界各地的油价情况、涨落如何，并随时调整自身策略，快速应变，这在同行竞争中就很厉害了。 刘洪：从优化的角度，复印机代替了誊、抄等工作，使手工非常慢的局面有所改观，一秒钟可以复印出五份，效率肯定提高了。但有一点，用手工抄和复印机操作的结果是一样的，关键是内容并没有变化。我们希望构建的办公自动化是，既达到复印机那样的高速度，又希望复印出来的东西比原始的东西有所提高，质量上有所改进。 今天，如果你同企业的CIO谈OA，他们都认为办公自动化成功的项目少，失败的多，他们对办公自动化处于两难境地，很想做又怕失败。但现在这方面的环境和基础已有了很大改观，我觉得互联网是计算机普及的里程碑，无论是家用还是商用，无论是上网冲浪还是电子交易，总之，互联网对推动中国的计算机应用功不可没。 但是，办公自动化也好、信息化也好，究竟能给企业带来什么样的投资回报，这的确是一个很难说清的话题，因为我们现在还缺乏一种量化的体系来评估企业的信息化水平。也许有些问题就没法定性到一个量上，说某企业信息化水平是98％还是59％，或者说实现信息化对于提高企业竞争力的贡献有多大。我在某些场合也曾呼吁，应该建立这样一套体系，来衡量和定性这些问题。 从办公自动化来看，它是一个流程性的东西，它的定量标准也会更加困难。但尽管如此，我们还是看到一些用户拿出了一些数据。比如他们原来处理一套公文需要多少时间，需要多少人次、多少工作日，折合成本是多少；而通过实现办公自动化系统，原有工作可以减轻和提高多少，结果带来的收益是多少，有的用户还是算出来了。但是总的来说，这个问题与其说是回答，不如说是我更赞同把办公自动化、企业信息化的投资回报率问题，作为一个严肃的课题认真去加以研究和分析。我相信如果做一个深度的研究，还是能够得出一定的结论。 王记者谈到ERP的话题非常好，因为ERP其实也涉及到人的管理问题。ERP希望涉及的也有人力资源，ERP里有人、有财、有物、有技术，几乎是一个无所不包的大集成系统。但ERP有一点核心的问题，ERP的基础模型是基于一个管理的定式，而办公自动化系统的基础是基于一个流程；所以，现在对ERP的攻击或指责也好，都是因为ERP本身太刚性了，缺乏柔性；对应在数据库上，它需要一个很严格的结构化的关系模型，ERP系统才能运行。而办公自动化是建立在一个流程基础上，与ERP相比正好是一刚一柔，这两个系统并不是竞争关系，从一定意义上讲，一个广义的ERP系统和一个广义的办公自动化系统几乎是目前企业惟一需要的黄金组合。 记者点评：最缺IT评估师 办公自动化(OA)是个已有几十年历史的老面孔了，继OA之后，这几年各种新名词、新系统层出不穷，令用户应接不暇。什么CRM(客户关系管理)、SCM(供应链管理)、PLM(产品研发管理)、CIS(客户信息系统)、ERP(企业资源管理)等等，每一个新概念都能讲出一堆令用户心动的远景，但用了以后用户真正觉得怎么样呢?似乎没有人能一针见血地讲清楚。 其实，无论是已有年头的OA也好，还是初出茅庐的CRM，对于用户而言，概念本身是否深奥和玄妙并不重要，重要的是对用户是否有用，能否真正帮用户解决他们每天所遇到的头痛问题，能否帮企业更好地生存和发展。光“炒”概念只能风光一时，最终会被用户扫出历史的舞台。 就像古董的价值会由专业的鉴赏家来定性一样，记者以为，今天的IT应用，包括办公自动化系统，不缺成熟的技术和产品，不缺用户的热情和决心，缺的就是帮助用户慧眼识金的“IT评估师”。 |
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