选型与开发

    国内市场上已有许多基于LOTUS NOTES的办公自动化应用平台开发的OA软件产品，但是，由于企业文化、发展背景、组织结构和管理理念的不同，不同的企业经营者对OA的理解差异较大，所期望的OA系统功能设计存在差别。经过OA软件市场的调查分析，小天鹅集团认为，尽管市场上出售的商品化OA软件功能很强，但OA软件的市场还远远没有启动，其原因包括：

    ① 由于企业的个性化要求，OA软件在具体某个企业实施时，通常需要增加功能或对修改其中的某些管理模式。
    ② OA项目的实施过程中用户客户化工作量很大，费用昂贵。而企业发展需要不断创新，软件需要持续修正和更新。

    鉴于以上分析，江苏小天鹅集团决定自行开发一套适合自己企业文化的办公事物管理系统LSOA。

    LSOA设计

    企业文化和管理策略的不同，在OA软件则表现为功能设计的差异。与市场提供的通用OA软件相比，LSOA（小天鹅专用办公事物系统）1.0的不同之处在于，由于小天鹅总部的组织机构采用"扁平结构"，该系统中不包含收发文、档案管理和流程定义等功能，但增加了工作计划与总结管理功能。鉴于企业OA系统的一项主要功能就是用计算机系统进行文档管理和传送，按照小天鹅集团的规划，文档管理功能将在后续版本中逐个加入。LSOA系统按照企业的实际情况确定，因此所有管理流程已融到各个功能模块中，LSOA不必提供流程定义功能。

    难点与方案

    小天鹅集团LSOA系统采用B/S三层结构。由于集团公司下属许多子公司分布在全国各地，竞争对手完全有可能从网络上"窃听"或者"截获"有关公司业务信息和重要数据，给公司造成无法挽回的经济损失。因此，LSOA系统首先必须解决网络中传输信息的安全性问题。为了保证系统的安全，小天鹅集团采取了以下措施：
    数据加密 为保证系统的信息安全性，LSOA系统采用非对称加密体制进行数据加密，采用端对端加密方式（表示层、TCP/IP层 ）进行传输加密，同时采用严格的口令管理和权限管理，只有具有权限授权的人员才被允许登录到OA系统，被授权人员拥有唯一的秘文方式传送的密码，密码每月更改一次以避免被破解。另外，按照网络安全中功能单一的原则，LSOA系统把WEB SERVER和数据库SERVER 分开来，并关闭所有不使用的端口，以防黑客通过端口扫描等方法"攻击"服务器。
    权限管理 由于LSOA系统涉及企业内部的管理流程，几乎每条信息的流动都涉及到权限的问题，过程非常复杂。例如，一般管理人员的工作总结提交后通常只允许所属部门部长、分管副总、总经理查看，而部长的工作总结只允许分管副总和总经理查看。因此授权策略和权限设置的实现是系统实现的又一难点。
    权限管理方式与企业的文化和管理思想密切相关，典型的方式有两种：一种是自我为核心的"授权"策略，将系统中信息流动的授权权限交给最终用户，其优点是使员工感觉到自己的存在和价值，而不是被强迫或被动地执行；另一种是以公司组织机构为主线的"授权"策略，根据公司中每个人的职位（或角色）确定其权限。后者强调行政管理力度，这种授权方式简单明了，但不足之处在于，员工常会感到受控制，不符合企业基于文化管理的发展潮流，因此，小天鹅集团采用了第一种授权方式。
    在LSOA系统中，每个用户均具有不同的权限，权限的设置可具体到一个人（如：某条信息的浏览权限可授与某一个人），通过建立功能组的方式提高授权的速度。信息为提供者所拥有，信息的流动方向和授权完全由信息的拥有者确定。
    为了操作方便，LSOA系统界面采用动态ASP网页实现，动态网页可针对不同的用户生成不同的操作界面，用户只能看到获得权限的内容。

    应用情况

    LSOA系统是按小天鹅集团的实际办公需求和“统一规划、分步实施”的IT建设策略开发的一个专用办公事物系统。LSOA系统的功能设计只覆盖了常用OA软件的部分功能，但近几个月的应用仍为公司内部的办公事物处理带来很大变化。首先，LSOA系统提高了公司内部信息流动的速度，提高了办公工作效率，信息流动更加安全。其次，LSOA系统的应用使公司的管理更加规范，同时为公司绩效考核提供了便利。其三，LSOA系统可提供多种信息的发布和共享，方便知识的获取、存储与查询，为实现员工的业务培训和企业文化的培养提供了极大便利。
    现在，LSOA系统已在小天鹅集团总部和各地分公司推广应用，从2001年起，LSOA系统将向小天鹅集团下属的全国销售生产基地继续推行，在全公司范围内建立起网络化协同办公的工作环境，提升各级管理人员、业务人员的计算机应用水平，培育透明机制和合作气氛。在OA系统成为大多数企业员工的工作辅助之后，小天鹅集团计划引进成熟的基于Lotus Notes 开发的OA软件，建成更为完善、功能更全面的大型OA系统，向全集团范围普及。