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发布时间:2008-3-10 19:39:49 点击:
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用户提问 中国长江航运集团（简称中国长航），是我国内河最大的骨干航运企业集团，集团以水上运输为主业，同时涉足多种产业。长航集团现有全资子公司18个和控股子公司１家，分布在长江沿线６省２市以及深圳、珠海经济特区。目前集团已设有完备的营销、安监、调度、供应、信息、通讯、导航、科研、教育、卫生等支持系统。为了进一步提高办公效率，长航集团打算建设比较完善的、覆盖下属公司的集团办公自动化系统。 长航集团信息中心主任喻争明表示，OA的实施难度比单项业务应用系统的难度大，不仅因为OA的涉及面广，还因为OA与企业的管理流程有关。尤其当前不少国有企业的组织机构、业务流程等可能要随市场情况而做些调整，因此，如何使OA适应这种流程变化是考察和实施OA过程中一个很重要的因素。针对当前OA市场情况、实施OA中需要把握的关键以及如何对OA流程进行优化的问题，喻争明希望我刊提供合理建议和推荐好的方案。 围绕“如何选择OA产品、实施OA、落实OA流程？”等问题，邀请了AMT 高级顾问万涛、AMT运营总裁、专家顾问王玉荣，以及金山公司电子政务事业部总经理王羽等进行了探讨。 专家观点 三类产品各有优劣 纵观当前OA市场，我们可以简单地把OA系统划分为三类： 第一类是基于IBM Lotus Domimo/Notes平台开发的OA系统。这类系统在中国的用户量相对较大。典型的代表产品有蓝凌、金蝶开思、合强和凌柯等软件公司的OA产品。这类软件的优点是，它和Lotus系列的其他软件如Sametime、Quickplace等的集成度比较高，还能利用Lotus提供与关系数据库和大型ERP软件如SAP、Oracle、Peoplesoft的接口。其缺点是，平台不够开放，存储结构不是建立在关系数据库平台上，大数据量下的频繁CRUD（创建、替换、更新、删除）操作会大大降低性能。根据IBM对Lotus系列产品的发展路径图，Domino平台存储将会基于DB2平台，同时完全支持J2EE平台，但对于现有客户来说，这是一笔较大的升级成本。对于马上要用的客户来说，这不过是望梅止渴。 第二类是基于微软Exchange平台开发的OA系统，这类系统用户数量也不少。比较典型的有京华网络的ExOA、领航OA等系统。这类软件的特点是和微软的产品高度集成，而和其他系统（如企业的ERP、CRM等）的集成需要定制开发来完成。因为这样的OA系统几乎需要从头开始开发接口，工作量很大。由于Exchange 也没有采用关系数据库的存储方式，和第一类Lotus产品一样存在大数据量情况下的性能问题。 上述两类软件是国内OA市场上的主流，基本占到国内OA软件的90%以上的市场份额。 第三类是基于应用服务器平台和关系数据库开发的应用系统。由于Domino和Exchange在海量数据上的性能限制，于是部分公司在基于应用服务器（J2EE，.Net等）和关系数据库来开发OA系统。比较典型的有Exact E-Synergy、泛微软件的eCology以及华炎软件的HotOA。 这类系统的优点是和其他系统的接口相对容易，由于使用了关系数据库系统，处理巨量数据时性能有大幅度提高。缺点是工作流引擎和安全机制都是软件厂商自主开发，难以形成比较成熟的产品。有部分厂商OEM别的厂商如Ultimus的工作流引擎，来开发OA应用，产品的成熟度会大幅度提高，对原有市场上的主要产品就会形成比较大的压力。 总体说来，国内OA市场上的OA产品都不够成熟，各家产品的特色和缺点一样明显。和其他比较成熟的应用系统如财务软件相比，还有很大的差距。基于同样的原因，这也导致了国内OA厂商的规模都不大。 选型要细思量 选择OA软件，不能仅仅着眼技术，需要考虑多方因素，还应该看公司实力、产品功能对需求的满足程度、实施能力和价格等因素。 首先，明确自己的需求。如果没有明确的需求，就会被产品供应商牵着鼻子走。很多时候，用户在选择软件的时候，由于没有清晰的需求，导致选型的过程变成了软件测评博览会。有了明确的需求，就可以根据自己需求、产品的功能，及二者的符合程度来选择合适的产品。 其次，考察OA厂商的诚意和实力。没有诚意的OA厂商，不会重视你。而仅有诚意是不够的，如果OA厂商没有相当的资金实力和技术实力，也无法最终有效解决问题。 第三，考察技术架构，灵活性和开放性不好的技术架构会让企业付出代价。因为企业的内部流程不会是一成不变的，因此OA系统也会经常调整。如果OA系统的架构不好，降低了系统的柔性，就会在系统接口、可配置性、内部集成性上留下隐患，导致系统封闭和僵硬，不能适应变化。特别是企业内部都有一定量的信息系统在运行，OA系统和现有系统集成和兼容问题，也是OA选型中需要注意的一个因素。 第四，看项目团队和实施方法。OA是一个企业应用软件，实施过程不是简单的软件安装，还有繁琐的设置和大量的培训工作。没有好的实施项目团队，会导致项目失败。如果实施过程是一个黑箱的话，也是不能够令人放心的。 最后，要选择性价比合适的产品。 实施把握两个关键 一个OA项目的成功实施，不仅要关注软件的选型和实施过程，还应关注企业内部因素，主要有两个方面： 首先，一定要把项目目标和项目范围界定清楚。项目目标被模糊，实施范围不断蔓延，最终导致失败。如项目实施范围具体落实到项目书上，就要清晰地从两个部分表述—组织范围和应用系统模块；再进一步地界定企业总部实现邮件、日程安排、行政工作流程和内部文档库，以及和财务、客户、人事之间单向传送汇总数据。这样就表达了一个清晰的实施范围。 同时在实施过程中要重点关注用户的心态转变。在OA实施过程中，如果得不到企业高层、中层和广大基层员工的大力支持，并成功实现工作方式乃至企业文化的转变，即使系统一时上线，最后也会反弹，应用效果也大打折扣，达不好预期目标。(■ AMT 高级顾问 万涛) 落实OA流程 OA流程管理的优化、改进以及确定，为整个OA的实施指明了方向。 流程是对企业内部最佳运营的规范和固化，能够为企业管理和运营提供规范的操作模式。对于企业管理层来说，有了流程，就可在企业内部建立规范统一的运作模式；对于企业普通员工来说，有了流程，就有了可以遵循的规范和学习范例。
企业要运作一个高效的办公自动化系统，就必须对OA流程进行全面梳理，建立一个动态、规范、平滑高效的流程体系，实现企业的规范化和高效运作。 在实施OA系统时，很多企业常犯的一个错误是，把企业现有未经梳理和优化的流程，直接照搬到办公自动化系统里。实施OA不是直接模拟手工操作流程。未经梳理和优化的流程，在新系统里运作相当于新瓶装老酒，可操作性不强。企业的OA流程只有经过企业内部各个部门的充分沟通和推进，才能形成整个企业所遵循的规范，才具有在OA系统上的现实操作意义。 |
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