校办公室负责我校对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：
一、行文
（一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办处室拟稿，经处室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核，校长签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。
（二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类编号。由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。
（三）行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）有关规定执行，行文流程按校办公处理系统流程进行。
二、收文处理
（一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记、编号，送校领导阅示或送有关处室办理。
（二）文件按阅件、办件进行分类。校办公室主任人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关处室阅办。需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。
1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。
2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。
3、各部门办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。
4、对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务处室或人员办理。事后及时向校领导汇报并做好督办工作。
5、各部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。

（四）一般公文通过校园网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。
（五）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。
三、保密文件收发管理
（一）保密资料统一由本校保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
（二）制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送校领导审批后印发。
（三）保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围；不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室；确因工作需要携带外出的，需经校领导批准，并要妥善保管。
（四）复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。
（五）借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。
（六）对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
（七）销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管领导批准，在指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。
四、文件的保存
（一）对每一号文件必需将两份文件原件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存。
（二）对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。