系统特点(结构图)　　智能化的工作流机制，建立政府/企业办公流程规范

　　引入工作流机制能规范办公流程，办公流程的信息化和规范化能帮助政府/企业建立起完善的行为规范和现代化管理制度。利用工作流系统既能够建立办公流程的管理规范，又能强制办公管理规范的执行，提高政府的办公效率。工作流机制也是ISO质量保证体系的有力保证。

　　以灵活的“拼盘式定制”为核心，提升系统的实用价值

　　系统提供非常灵活的定制功能，用户根据自己的工作内容及喜好既可以来定制自己的操作界面（包括功能菜单），又可以挑选不同的功能模块放入自己的系统中，像拼盘一样拼出自己的系统。

　　完善的组织架构及灵活方便的授权机制

　　系统采用树型层次结构提供了一个结构完善的组织架构定义模块。用户可以方便地定义组织机构、部门、人员、岗位以及其之间的关系。权限授予各岗位中，这使系统中各种权限的设置与具体的用户分离。应用单位在调整组织机构或有大规模、频繁的人事变动时，系统管理者只须作很少的调整工作就能完成权限授权。

　　强大的权限管理及安全机制

　　系统的访问权限控制可细分到每个用户的具体操作和界面内容，授权的对象既可以是具体的一个岗位，也可以是指定的部门或工作组。另外，用户在必要时可通过授权操作，方便地将当前办理的任务授权给其它人员进行办理。

　　充分利用Lotus Domino提供的强大的安全机制，可以实现服务器、数据库、视图、表单、操作、域和代理等多层安全控制，可跟踪并记录所有用户对数据库的各种操作。通过磁带机或光盘机等备份工具对系统作定期的安全性及存贮性备份。

　　图形化的工作流程定制功能

　　系统不但提供了表格式的流程定义系统，还提供了图形化的流程定义系统：用户只需用鼠标拖拉操作即可方便地完成工作流程的定制工作。

　　完善的打印和痕迹保留

　　系统提供了强大的文件打印和批注功能，使得网络办公自动化系统的文件处理功能更加完备。用户可以根据需要设定打印的安全级别，实现不同的打印效果。在协同工作的过程中，提供完善的修改注释功能，并以不同的颜色显示不同人的修改，也可以显示修改时间和修改人，还可以根据需要将带有修改痕迹的文本打印出来进行存档。

　　消息提示/提醒

　　系统提供多种方式的消息通知，包括支持手机短信、电子邮件、声音等。当有文件或其他业务需要办理时，无论你是否处于网络办公系统的环境，甚至无须打开电脑，系统都会自动提示您。

　　实时的工作监管为用户实提供工作监督机制，管理人员可方便的跟踪、监控和统计员工的工作情况，掌握工作流程支持下的作业执行过程。　　

　　公文自动生成

　　用户只需填入公文的基本元素表，系统可以自动生成12种附合国家标准的公文格式，在公文中可以加密公章，支持手写留痕及签名功能，自定义的文件格式可以防止公文外泄。此功能只能在c/s结构下运行。　　

　　支持移动办公

　　由于系统采用B/S（Browser/Server）结构，移动用户可轻松实现远程办公，用户只需通过浏览器经过口令安全认证之后就可以登录到系统中，就如同在办公室中一样使用该系统。

　　主要功能说明个人办公

　　用户在每日开机进入办公自动化系统时，系统自动将与用户有关的办公事务给予列出。对于需要办理的具体事务，用户可以在该模块的“待办工作”中进行办理。同时，每一位用户都可以通过操作条上的“流程监控”跟踪文件的办理过程，必要的时候可以启动催办，已达到对文件办理人发送催办信息的功能。

　　电子邮件

　　对于个人电子邮件，只有本人才能查看和管理，别人不可能进入他人的邮箱，从而保证个人公函和信笺的安全保密。　　

　　日程安排用户根据本人的实际工作需要自行安排本人的工作活动，并具备到时提醒功能：通过声音、图形框及手机短信（可选）方式提醒。　　

　　公文管理

    公文管理是办公自动化系统的重要组成部分，它可以提高办公效率，节约成本，保证公文处理的准确、高效以及公文传递的安全、快捷。系统自动实现收文、发布、办理、统计查询直至办公结束（归档）的全过程，对整个工作流程实现适时跟踪及对审核信息进行记录。　　

　　收文管理

    收文管理主要用以实现接受上级单位下发的文件并按一定的流程传阅办理，办理部门主管能够追踪文件办理情况，方便快捷查阅文件以及文件办理意见。主要包括收文登记与流转签批两部份，流转过程中，用户可以选择已定义好的固定流程流转来文，也可以选择没有固定流程的自由方式流转来文。另外系统对于逾期未办理的文件具有催办功能。　　

　　发文管理

    各种机构具备不同的发文流程，每一位文稿经手人能够追踪文稿办理状态，对修改审核信息进行记录。文稿生成正式文件后不能被编辑而且可以根据安全需要控制其能否打印控制、打印清晰度控制、查询控制、拷贝控制、公章打印控制等等。发文岗位一般情况下包括：拟稿、审稿、会签、核稿、签发、分发、归档。用户也可以根据自己实际情况定义发文岗位。　　

　　公文支持手写签名留痕、电子公章、电子批注功能。

　　对于逾期未办理的文件具有催办功能。

　　用户可以选择已定义好的固定流程流转公文，也可以选择没有固定流程的自由方式流转公文。　　

　　公文档案管理

    提供档案的管理功能，对归档后的档案进行立卷、组卷、移卷、拆卷、编辑案卷、封卷、借阅和归还管理。借阅和归还有严格的授权控制。案卷定义可以定义门类、子类、子类的子类。使领导或使用者在日后的工作中可以方便迅速地查到所需要的信息，以提高工作的响应速度。另外，还可以根据档案的密级对文档进行加密处理，用以控制访问者对相应文档的查询。　　

　　综合办公会议管理

    会议管理是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：

　　提供了领导审核会议议题的功能，每次起草会议安排前可以通过待办事宜系统请主管领导审核会议议题安排，然后根据主管领导的审核意见起草会议安排。

　　提供了会议安排、会议通知单、会议纪要、会议议题归档库，可以对归档库中的内容按指定的方式进行查询和统计。

　　提供了对会议通知单反馈信息的实时跟踪；系统通过待办事宜系统发出会议通知单，用户对会议通知单的反馈信息包括：查看、反馈，这些实时信息有助于管理者对会议安排动态掌握。　　

　　网络会议本模块是基于Internet/Intranet的新型会议方式，可以利用普通的PC机、标准的视频采集设备、耳机和麦克风，实现IP网络上的音视频实时通讯。与传统的基于硬件的解决方案相比，本系统是纯软件解决方案，用户无需投入高昂的成本，就能够实现高质量、高可靠性的音视频通讯、协同工作、文档共享、远程会议管理等多种会议功能，有效地节约时间和经费，提高企业的工作效率。

　　几乎所有的电子文档都可以在系统中共享，会议过程中协同讨论；同时支持会议的全部文件、录像等材料的检索和重放功能。　　

　　车辆管理

    包括车辆使用申请、车辆状况台帐等。车辆管理系统在建立完整的车辆、人员数据档案的基础上，实现用车申请——审批——调度过程的电子化；实现车辆、人员季审（年审）定时提醒的功能。系统还将为具有不同角色的用户，分别提供车辆信息，驾驶员信息，车辆维修、保养情况，车辆调配情况等的查询功能。　　

　　公共信息/办公公共信息管理

    是办公自动化系统的一个重要组成部分，通知、规章制度、内部电话号码、光荣榜等均可在此系统进行发布与管理，而且在此基础上还可不断加入与员工工作和生活密切相关的其他信息，如火车时刻表、飞机航班、及相关政策。此外也可以发布与工作有关的各种信息如各部门下发的各种工作动态、对于热点问题的调研结果、大事记和新闻采编等。每一类信息均具备信息录入，信息发布，信息查阅及打印等功能。　　

　　系统管理

    系统管理员可以通过该模块进行整个系统的维护和管理。具备建立机构及设置机构；设置用户及分配使用权限；建立、编辑各种应用流程。　　

　　流程管理

    系统管理员在将各种基础数据设置完成后，需要进行应用流程设置，可以是表格式定义，也可以是图形化流程定义。下图反映的是一个图形化流程定义界面。