系统采用了分布式结构，在软件架构、页面式样、模块结构、用户分级、公文流转、办公流程、文件归档等方面，都完全符合中国国情和现行党政机关办公流程，完全符合党政机关实际办公的需求。系统稳定性好，覆盖面大，符合市县两级实际办公的需求。   
系统的核心功能是电子公文流转阅办和内部邮件交流。
（一）、电子公文流转：
   电子公文流转的流程分成五个步骤：公文投递、分发、收文、阅办公文和公文归档。
   1、公文投递：系统向各单位具有网管员权限的用户开放此权限。此类用户可将所在单位需要上网的公文投递到超级管理员。
   2、分发：系统向超级管理员开放此权限。系统支持跨服务器文件传输，上级、本级和下级的文件均可通过本级的超级管理员方便、安全的分发到相应收文单位。
   3、收文：系统向各单位具有文件拟办员权限的用户开放此权限。此类用户可根据各份公文的内容，按不同办文需要将公文同时传递到其所在单位的各个办文对象。也可以根据实际情况，将一些不必要在其所在单位流转的公文删除。
   4、阅办公文：系统向所有的用户开放阅读公文的权限，但办文及办文的程度则系统根据用户的不同权限分别开放。
一级用户：能在文件办理单“领导批示”、“办理结果”和“其他说明”栏内填写意见。可在除四级用户外的其他用户范围指定交办对象。
二级用户：能在文件办理单“领导批示”、“办理结果”和“其他说明”栏内填写意见。可在其所在部门范围内指定交办对象。
三级用户、单位网管员：能在文件办理单“办理结果”和“其他说明”栏内填写意见。
四级用户：只能阅读所收公文。
   文件拟办员：能在文件办理单“拟办意见”、“办理结果”和“其他说明”栏内填写意见。可对其所在部门范围内的交办对象进行督办管理。
   5、公文归档：系统上的所有收文，均由系统按设定的阅文期限和“收文档案库――年度――群口――单位――文号”的结构，自动归入档案库。阅文期限初始设定为30天，
   系统也向各单位具有网管员权限的用户开放公文归档权限。此类用户可对其所在单位的所有发文按照需要进行归档。
（二）、内部邮件交流：
   内部邮件交流的流程分成两个步骤：撰写邮件和阅读邮件。
   1、撰写邮件：系统向所有用户开放此权限。
   系统根据发件人的权限分别控制其在撰写邮件时收件人个数和收件人权限范围。
  （1）、根据发件人的权限分别控制收件人个数：超级管理员发邮件不限定人数。其他所有用户在本级范围内发邮件，收件人不得超过50人；跨服务器发邮件，上级或下级服务器用户数不得超过10人。

  （2）、根据发件人的权限分别控制其收件人权限范围.
   ①本级用户向上级服务器发送邮件时，一级用户和超级管理员可向上级服务器中任何权限的人发送邮件，其它权限用户可向上级服务器中除一级用户权限外的人发送邮件。
   ②本级用户之间可以相互发送邮件。
   ③本级用户可向下级服务器中任何权限的人发送邮件。
   2、阅读邮件：系统向所有用户开放此权限。此类用户可阅读别人发给他个人的内部邮件。
   3、收件箱和发件箱进行限时管理和限量管理。
    （1）限时管理：邮件发出30天后，系统将自动删除此份邮件。
    （2）限量管理：收件箱和发件箱的容量均为10M。当邮件超出10M，系统则自动提醒用户。
    此外还集成短信发送功能及系统内部论坛，方便内部人员进行工作交流。