1.1 项目目标
 
    随着S省邮政业务的迅速发展，市场的不断扩大，竞争也日益激烈。为满足企业日常办公需求，提高办公效率，保障关键信息在决策层、管理层、实施层信息迅速、准确的传递，S省邮政提出建设企业内部办公系统的规划和目标，目的在于为企业搭建高效灵活的网络应用平台，加强协作，提高企业整体工作效率，保证信息资源高效地收集、传输、存储和共享，为企业的健康发展提供强有利的信息服务和决策支持。
 
    •建立一个友好的、多功能的、轻松的桌面办公环境，解决整个系统中领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等下情上达、上情下达等信息传递。
 
    •建立一套透明的办公信息处理机制，体现邮政的管理思路，实现办公流程透明化，下级单位可以监督上级部门的工作，加快机关的办事效率；实现任务跟踪可视化，上级部门可以实时检查下级单位的工作，提高企业的执行力。
 
    •建立一个企业内部信息共享和交互的平台，实现企业内部信息的共享和员工的协同工作。并逐步实现办公自动化系统与其他应用系统的对接，实现信息共享。
 
    •建立一个易维护、易二次开发、易扩展的系统，通过提高系统的稳定性，尽可能地降低信息系统的维护工作量，通过流程、组织等的用户自定义，满足不断便化地用户需求 。
 
    •建立一个安全的应用系统，系统应该提供网络级、系统级、应用级的多层安全控制体系，充分保证系统的整体安全。
 
    •建立一个灵活适用的系统，本着长远规划的眼光建立广域网范围内的应用系统，既要考虑到现状，又要考虑将来的业务发展和组织机构变化。

    1.2 建设原则

    在办公自动化的过程中，要贯彻经济性、实用性、先进性、安全性、快速见效、逐步建设原则。
 
   •经济性：要保护已有投资，在原有投资的基础上延续建设，并要考虑项目的投资效益情况。
 
   •实用性：要考虑办公自动化系统的特殊性，要重点解决好办公系统的关键工作。
 
   •技术的先进性和成熟性：工程作为多部门跨网络协作的大规模、全公司性的系统，为满足系统在很长的生命周期内有持续的可维护和可扩展，获得更高的发展起点，应采用先进和成熟的技术。
 
    •安全性：在本期工程中应充分考虑系统的安全性
 
    •可管理性：应采用合理的系统体系结构，建立对办公自动化系统运行的集中管理和监控。
 
    •快速见效：要考虑到目前办公自动化系统需求的迫切性，系统成熟一部分就推广一部分，特别是办公自动化的关键部分要尽快投入使用，让员工逐步熟悉使用OA系统，最后实现全面推广应用。

    1.3办公系统应用推广范围

    1.3.1第一阶段

    S省邮政办公系统（第一阶段）完成后，系统将覆盖省公司机关部室全体人员、直属单位和地市公司，主要业务功能包括：会议通知、工作通知、收发文系统和电子邮件系统。
 
    建设周期：6个月。
 
    业务目标和技术目标：完成统一组织结构和用户规划和实施，完成管理类系统平台规划，完成基础平台和服务器产品购置安装，省公司和二级单位之间的公文通过系统传递，省公司和二级单位习惯通过系统进行公文流转和办公。
 
    1.3.2第二阶段
 
    S省邮政办公系统（第二阶段）完成后，系统将覆盖省公司机关部室全体人员、直属单位和地市、县区公司及地市专业公司。
其中合同审批管理、任务跟踪、文档中心、即时通信等功能在省公司机关、直属单位和地市公司使用。
 
    支持PDA等手持终端设备。
 
    OA（第一阶段）的功能，包括会议通知、工作通知、发文处理和收文处理、电子邮件等5个模块，推广至县区公司及地市专业公司。
 
    建设周期：9个月。
 
    业务目标和技术目标：巩固第一阶段的成果，直属单位和地市局全面使用系统管理其下级单位的公文流转，省公司叠加新功能，在实现公文流转的基础上全面提升办公效率。
 
    1.3.3 第三阶段
 
    S省邮政办公系统（第三阶段）完成后，系统将覆盖全省所有网点，包括支局所、储蓄所以及配送部，开放所有功能。
 
    省公司主要单位、直属单位和地市公司完成门户的开发、配置和部署。
 
    系统集成现有主要管理类系统，实现管理类系统的单点登录。
 
    建设周期：9个月。
 
    业务目标和技术目标：实现S省省办公系统的“统版”，实现办公系统到管理平台的演进。

    1.4办公系统应用推广思路

    （1）采用先易后难、逐步加载的推广方式
 
    OA的推广要先易后难，而且要做到对员工有用，所以首先推广应用会议通知、工作通知、收发文系统以及邮件系统。等员工习惯了，再推广文档管理系系统、任务跟踪、请示汇报、信息门户等新应用。

    （2）对OA的应用提供充分的业务、技术和培训支持。
 
    要及时制订OA运行管理制度，使得OA系统具有可操作性；要对OA的应用要提供充分的技术保障，保证系统畅通、稳定。
 
    （3）发挥领导在OA推广中的带头作用。
 
    OA系统推广的重要力量来自领导，因此建议各级领导要充分支持OA系统的建设并带头使用OA系统，以领导的示范作用来影响员工，来增加推广OA系统的力度。
 
    （4）从上而下坚定地推广OA系统，使得 OA成为生产的一个环节。
 
    OA系统的推广靠大家的积极性，但也要靠组织由上而下的推动力量。要在部分功能基本具备投入使用条件的情况下，要坚决地取消手工方式以推广OA系统的使用 ，使得OA系统合法地、唯一地投入运行，成为生产必须的一个环节。
 
    （5）加强制度考核，将OA系统的推广与相关考核挂钩。
 
    要制订OA推广考核制度，使OA系统的推广与部门和个人的考核挂钩，并奖励先进，处罚落后。

    1.5 应用功能要求

    通过对《S省邮政办公自动化业务需求》的分析以及和相关人员进行的需求沟通，在第一阶段的办公自动化平台系统建设过程中，重点在于搭建一个安全可靠、可扩展、性能良好的邮政基础信息体系结构，同时在此基础上构建邮政内部目前最迫切的部分应用：如会议通知、工作通知和收发文系统等。
 
    以下就以列表的形式简单描述S省邮政办公自动化系统的各功能组成。

    1.5.1 功能列表
 
    表1-1 功能列表

    模块名称

    描述

    企业知识门户

    企业知识门户主要提供用户访问信息资源的一个统一门户：

    全面整合现有的用户资源,为现有的系统和将来的发展打下了坚实的基础和良好的框架。

    采用统一用户管理从而实现单点登录。
 
    采用成熟产品作为企业级文档管理解决方案

    数据交换

    提供不同系统之间的数据及应用交换，以及实现和国家公司办公系统的公文交换

    公文处理系统

    公文处理是日常办公系统的重要组成部分，具体的操作包括：撰写公文、接收公文、发送公文、传阅公文、批示公文、审阅公文、归档等。

    公文流转

    提供流程自定义工具，可以方便地设定公文流转规则，使得公文的收、发、传阅、批示、审阅、归档等工作变得相当简单。

    流程自定义    

    提供可视化的工具方便地定义公文流程

    表单自定义

    提供可视化的工具方便地设定表单格式及权限

    流程管理

    实时监控流程运行情况

    会议管理

    会议管理系统主要对计划会议和日常会议进行管理。提供会议安排的起草、审批、会议通知、会议纪要进行管理。可由管理员自定义流程并配制具体的环节。

    事宜申请管理

    提供对车辆、接待、通用事宜等资源进行管理，通常会根据邮政内部规定对以上资源的预定设定一定的步骤和规则，并能够在系统中执行预定、确认等相关操作。

    日常办公系统

    日常办公系统主要用于邮政内部的办公处理包括了公文处理、个人办公、流程自定义、表单自定义等功能。为了满足移动办公的需要，该模块还能支持移动设备的接入。

    个人办公

    个人办公系统以个人秘书为指导思想，建立一个相对独立的工作环境。提供个人的有关信息。如个人日程安排、在线交流、电子邮件、公务授权、个人通讯录、信息查询、待办事宜等。

    用户协作

    提供BBS、即时通讯等多人协作功能

    视频会议

    提供通过网络组织和召集会议的功能

    短消息

    公共信息系统

    提供各种公用信息的发布、查询以及对感兴趣的问题进行讨论的功能。它包括电子公告、规章制度、电子刊物、电子论坛、公共通讯录等。

    系统维护

    系统维护涉及系统管理、代码数据库的维护、系统安全的维护、及系统日志数据库和文件的档案管理。

    文档管理

    提供用户对文档结构、文档、文档的权限进行相关管理。文档的创建，发布，协同办公和归类，检索，统计的管理。

    日志管理

    对于一些重要工作，系统均记录操作人、操作时间和操作过程等，方便事后的追踪。
 
    生产经营信息

    提供各地市公司及其县公司、支公司和直属单位及其下设单位相关人员填报有关计划财务数据、经营业务数据、资源数据和人事信息，要有相关权限的人员才能查看这些信息。