进入2005年以来,在信息化应用逐步深入和IT回暖的双重因素作用下,协同软件从市场引导期迅速转为市场成长期。在协达、点击等一大批专业协同软件厂商的带动下,协同软件的需求呈爆发性增长,被媒体称之为协同软件的“井喷”现象。
虽然协同软件市场热度很高,但在理论和应用上,仍然存在概念上的歧义,协同软件与OA、ERP等软件之间的关系仍然存在模糊。基于这一状况,本人前段时间完成了《协同软件与OA的渊源和关系》一文,试图来释清歧义、界定模糊。该文经媒体发表后,许多朋友来信来电,希望本人能够就协同软件相关的理论和应用,继续做一些探讨。因此本人有幸借此机会,继续就协同政务相关的一些问题,分三个篇章陆续谈谈自己的拙见,以期抛砖引玉,获得大方之家的指点。
简单来说,协同政务是协同软件在电子政务中的应用,也是协同软件的重要应用之一。以复旦协达以例,在其协同软件主要适用的三大综合应用方案中,协同政务就是其中最为重要的应用。与协同商务通过协同管理理念,重组传统商务流程和管理规则一样,协同政务依托协同管理理念,以工作流、即时消息等软件平台和软件工具为基础,将原来对于政务工作中的各事项记录、处理的过程,全部予以协同化。
在电子政务进一步深入应用的当今,我国有80%以上的政务单位已经电子化,政务的电子化水平不可谓不高。但电子政务应用中,重“电子”轻“政务”的现象非常严重,如何用“电子”化手段深入体现“政务”应用,成为有关电子政务何去何从的关键问题。在电子政务建设道路上,新的拐点已经出现,协同政务成为新拐点中,极为重要的方向之一。
在协同政务的应用中,政务职能部门之间,以及工作人员之间的群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等,是主要应用。另外像E-Mail、即时通信、VoIP等信息沟通和交流工具,也应用非常普遍。以协达软件为例,协同政务应用方案在具体的应用功能上,主要体现在以工作流为基础的收文管理、发文管理、文件传阅、请示签报,以及知识管理、档案管理等方面。
与协同商务应用中CPC(产品协同商务Collaborative Product Commerce)的应用已见端倪相比,协同软件在电子政务中的应用还处于比较肤浅的层次。传统OA模式的应用还占据的电子政务的主流应用,甚至有许多电子政务的建设方轻政务重电子,以网站建设取代电子政务建设,极大地障碍了协同政务的发展。
在协同软件的发展带动下,电子政务建设会迅速吸纳协同管理理念。预计在新建的电子政务项目中,有至少超过半数的项目会采用协同软件,而不是传统的OA软件。另外,网上审批等一些与工作流相关的电子政务应用,最终会被基于专业协同管理思想的协同工作流软件所取代。